In der heutigen digitalen Geschäftswelt stehen Unternehmen zunehmend vor der Herausforderung, papierbasierte Prozesse zu digitalisieren und effizient zu automatisieren. Gerade im Bereich der Finanzbuchhaltung und des Rechnungsmanagements ist eine zuverlässige Lösung gefragt, die Zeit spart, Fehler reduziert und die Produktivität steigert.
Continia Document Capture ist eine leistungsstarke Erweiterung für Microsoft Dynamics 365 Business Central, die Unternehmen dabei unterstützt, eingehende Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine oder Bestellungen automatisch zu erfassen, zu verarbeiten und direkt in das ERP-System zu integrieren. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Continia Document Capture funktioniert, welche Vorteile es bietet und warum es für Unternehmen jeder Grösse ein echter Gamechanger ist.
Was ist Continia Document Capture?
Continia Document Capture ist eine vollständig in Microsoft Dynamics 365 Business Central integrierte Lösung zur automatisierten Belegerfassung und -verarbeitung. Die Software nutzt OCR-Technologie (Optical Character Recognition), um Rechnungen und andere Dokumente aus verschiedenen Formaten (z. B. PDF oder XML) auszulesen und automatisch den entsprechenden Buchhaltungsprozessen zuzuordnen.
Dabei durchläuft jedes Dokument einen vordefinierten Workflow, in dem es erfasst, validiert und genehmigt wird, bevor es in Microsoft Dynamics 365 Business Central verbucht wird. Dies eliminiert manuelle Dateneingaben und minimiert das Fehlerrisiko erheblich.
Die Hauptfunktionen von Continia Document Capture
1. Automatische Belegerfassung mit OCR-Technologie
Die Software erkennt automatisch relevante Informationen aus Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheinen. Dazu gehören:
Lieferantendaten
Rechnungsnummer
Beträge und Währungen
Fälligkeitsdaten
Artikel- und Bestellnummern
Durch diese automatische Erfassung entfällt die manuelle Eingabe, was nicht nur Zeit spart, sondern auch Fehler verhindert.
2. Dokumenten-Workflow & Genehmigungsprozess
Mit Continia Document Capture lassen sich Rechnungen und Dokumente einem vordefinierten Genehmigungsprozess zuweisen. Mitarbeiter können Dokumente direkt in Microsoft Dynamics 365 Business Central prüfen, genehmigen oder an andere Verantwortliche weiterleiten.
Automatische Weiterleitung an die zuständige Person
Mehrstufige Genehmigungsprozesse
Mobile Freigaben möglich
Verbesserte Transparenz und Nachvollziehbarkeit
3. Vollständige Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central
Continia Document Capture ist vollständig in Microsoft Dynamics 365 Business Central integriert. Das bedeutet:
Keine externe Software notwendig
Alle Daten befinden sich zentral im ERP-System
Einfache Anbindung an bestehende Prozesse
Nutzung innerhalb der vertrauten Business Central Umgebung
4. Automatische Archivierung & digitale Ablage
Jede erfasste Rechnung oder jedes Dokument wird automatisch in Microsoft Dynamics 365 Business Central archiviert. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, Papierbelege aufzubewahren, und alle Dokumente sind jederzeit einfach durchsuchbar und abrufbar.
Kein physisches Archiv mehr nötig
Alle Dokumente sind digital gespeichert und durchsuchbar
Einhaltung gesetzlicher Anforderungen an die Archivierung
5. Intelligente Erkennung von Einkaufsbestellungen
Wenn eine Rechnung eine zugehörige Bestellung in Business Central hat, erkennt Continia Document Capture diese und kann automatisch eine Bestellabgleichung durchführen.
Automatische Verknüpfung von Rechnungen mit Bestellungen
Reduzierung von manuellen Prüfungen
Beschleunigte Verarbeitung und Freigabe von Lieferantenrechnungen
Welche Vorteile bietet Continia Document Capture?
Zeiteinsparung durch Automatisierung Die manuelle Dateneingabe entfällt nahezu komplett, wodurch Unternehmen wertvolle Zeit gewinnen.
Fehlerminimierung & höhere Datenqualität Automatische OCR-Erfassung sorgt für fehlerfreie und präzise Daten.
Revisionssichere Archivierung Alle Dokumente sind gesetzeskonform gespeichert und jederzeit abrufbar.
Skalierbarkeit Die Lösung ist für Unternehmen jeder Grösse geeignet – von KMU bis zu Grossunternehmen.
Mobile Genehmigungsprozesse Rechnungen können auch unterwegs über das Smartphone oder Tablet genehmigt werden.
Drei typische Anwendungsfälle von Continia Document Capture
1. Rechnungsverarbeitung in der Finanzbuchhaltung
Ein Unternehmen erhält täglich eine grosse Anzahl von Lieferantenrechnungen per E-Mail. Statt jede Rechnung manuell einzugeben, werden diese automatisch von Continia Document Capture ausgelesen, validiert und in Microsoft Dynamics 365 Business Central gebucht. Der Freigabeprozess erfolgt digital über einen definierten Workflow.
Ergebnis:
Schnellere Verarbeitung von Rechnungen
Weniger manuelle Fehler
Verbesserte Nachverfolgbarkeit und Archivierung
2. Automatisierte Verarbeitung von Spesenbelegen
Mitarbeiter reichen Spesenabrechnungen häufig in Papierform oder als PDF ein. Mit Continia Document Capture können diese automatisch erfasst und den richtigen Kostenstellen in Business Central zugewiesen werden.
Ergebnis:
Vereinfachte Verwaltung von Spesen
Automatisierte Verarbeitung ohne Papierbelege
Schnellere Rückerstattung für Mitarbeiter
3. Bestellabgleich & Rechnungsprüfung
Ein Unternehmen im Maschinenbau bestellt regelmässig Materialien bei verschiedenen Lieferanten. Dank Continia Document Capture können Rechnungen automatisch mit bestehenden Bestellungen in Business Central abgeglichen werden. Falls die Beträge oder Mengen nicht übereinstimmen, wird ein Hinweis generiert.
Ergebnis:
Effiziente Rechnungsprüfung ohne manuellen Abgleich
Automatische Fehlererkennung
Schnellere Freigabe von Rechnungen
Fazit: Warum Continia Document Capture für Microsoft Dynamics 365 Business Central ein Muss ist
Continia Document Capture ist eine unverzichtbare Lösung für Unternehmen, die ihre Rechnungs- und Dokumentenverarbeitung optimieren möchten. Dank der vollständigen Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central wird der gesamte Prozess der Belegerfassung, Verarbeitung und Archivierung automatisiert, was die Effizienz steigert und Fehler reduziert.
Warum sich die Implementierung lohnt:
Bis zu 80 % weniger manueller Aufwand in der Belegverarbeitung
Schnellere Durchlaufzeiten bei Rechnungen & Dokumenten
Höhere Transparenz & Rückverfolgbarkeit in Business Central
Volle Kontrolle über den Genehmigungsprozess
Für Unternehmen, die ihre Buchhaltungs- und Dokumentenprozesse zukunftssicher machen möchten, ist Continia Document Capture eine der besten Lösungen auf dem Markt. Durch den Einsatz von OCR-Technologie, intelligenten Workflows und vollständiger Business Central-Integration bietet diese Lösung alles, was moderne Unternehmen für eine digitale Transformation benötigen.
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